Ngày nay, nhằm đảm bảo tính xác thực tuyệt đối của các thông tin và nội dung trong văn bản ban hành thì chúng ta cần phải đóng dấu giáp lai cho văn bản. Việc đóng dấu giáp lai giúp tăng tính pháp lý và tiết kiệm thời gian thi chúng ta làm các thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên cần đóng dấu giáp lai như thế nào mới đúng ? Cùng mình tìm hiểu về cách đóng dấu giáp lai và quy định về vị trí đóng dấu giáp lai trên hồ sơ trong bài viết này nhé !
Dấu giáp lai là gì?
Hiện nay, đối với các văn bản pháp luật hiện hành thì không có định nghĩa nào về dấu giáp lai. Bạn có thể hiểu dấu giáp lai tức là con dấu đóng vào phần lề phải của tài liệu gồm hai hay nhiều tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính xác thực của từng trang văn bản và ngăn chặn việc thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Dấu giáp lai có bắt buộc không?
Tại Điểm D thuộc Khoản 1 Điều 33 trong nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định như sau:
- Các văn bản được ban hành có kèm theo văn bản chính hoặc kèm theo phụ lục: dấu được đóng trên trang đầu, trùm một phần của tên tổ chức, cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
- Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc là phụ lục văn bản, trùm lên một phần của các trang giấy; mỗi dấu sẽ đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Vì vậy thì theo quy định hiện hành nếu trên, khi ban hành văn bản chính kèm theo phụ lục bạn cần phải đóng dấu giáp lai vào phần phụ lục của văn bản.
Loại văn bản nào cần đóng dấu giáp lai?
Những loại văn bản sau đây bắt buộc cần phải đóng dấu giáp lai:
- Hợp đồng kinh doanh với nhiều trang
- Quyết định về việc ấn định Thuế công ty/doanh nghiệp
- Thông báo về vấn đề tiến hành giải quyết các tố cáo, khiếu nại.
- Biên bản làm việc của doanh nghiệp
- Quyết định kiểm tra và quyết định thanh tra của doanh nghiệp
- Quyết định về việc xử phạt, xử lý hành chính đối với những vi phạm
- Thông báo về việc chậm nộp phạt và những vấn đề có liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
- Kết luận về việc xác nhận, xác minh đơn tố cáo của công ty, doanh nghiệp
- Biên bản họp của doanh nghiệp
- Thanh lý hợp đồng của doanh nghiệp
- Biên bản làm việc của công ty/doanh nghiệp
Vì sao hợp đồng nhiều trang cần đóng giáp lai?
Hợp đồng nhiều trang cần có đóng dấu giáp lai và cách đóng dấu giáp lai phải chuẩn là bởi vì:
Tránh tình trạng có kẻ xấu muốn thay đổi hoặc sửa chữa, đánh tráo các nội dung trong văn bản, hợp đồng nhiều trang đó.
Khi đóng dấu giáp lai là bạn đã thực hiện đúng với các quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng và những cơ quan quản lý ban ngành đó.
Quy định đóng dấu giáp lai mới nhất
Để có cách đóng dấu giáp lai chuẩn và đúng với quy định thì bạn cần phải biết được các quy tắc về vị trí đóng dấu giáp lai và đóng giáp lai nhiều trang.
Vị trí đóng dấu giáp lai trên văn bản
Theo Khoản 1 trong Điều 33 thuộc Nghị định 30-2020/NĐ-CP đã quy định về việc dùng con dấu như sau:
1)
Sử dụng con dấu
- Dấu đóng cần phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và sử dụng đúng mực con dấu màu đỏ theo như quy định.
- Khi đóng dấu giáp lai lên chữ ký, dấu phải được bao trùm lên ⅓ chữ ký về khoảng phía bên trái
- Những văn bản ban hành có kèm theo văn bản chính hoặc kèm theo phụ lục: dấu phải được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên tổ chức, cơ quan hoặc tiêu đề của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, đóng dấu nổi trên các văn bản giấy thì phải do người đứng đầu tổ chức, cơ quan quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào phần giữa mép phải của phụ lục hoặc văn bản, trùm lên một phần của các tờ giấy, mỗi dấu đóng được tối đa 05 tờ/trang văn bản.
Cho nên, cách đóng dấu giáp lai đúng vị trí là đóng trùm lên một phần của các tờ giấy ở phần mép phải của các văn bản hoặc phụ lục.
Quy định khi đóng dấu giáp lai nhiều trang
Dấu giáp lai được đóng trùm lên từ 02 – 05 tờ văn bản theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30.
Kết luận
Qua bài viết chắc hẳn các bạn cũng đã nắm rõ được dấu giáp lai là gì cũng như là cách đóng dấu giáp lai đúng theo quy định của pháp luật rồi. Hy vọng những thông tin mà Khắc Dấu 365 mang lại trong bài viết này sẽ giúp cho bạn rõ hơn về cách đóng dấu giáp lai để làm việc hiệu quả hơn nhé. Và nếu bạn đang muốn khắc con dấu và tìm đơn vị khắc uy tin thì Khắc Dấu 365 chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn !
