Để đảm bảo tính chính thống, pháp lý và xác thực thì hầu hết những văn bản hiện nay điều cần phải đóng dấu. Ngoài ra, việc đóng dấu còn giúp những thủ tục hành chính trở nên đơn giản và giúp tiết kiệm thời gian. Cách đóng dấu đúng trong văn bản là như thế nào? Cùng với Khắc dấu 365 tìm hiểu cách đóng dấu đúng chuẩn với quy định pháp luật hiện hành.
Tầm quan trọng của việc đóng dấu đúng cách
Việc đóng dấu đúng cách sẽ tạo nên sự chính thống, xác thực cùng với tính pháp lý của văn bản một cách rõ ràng. Do đó, pháp luật có quy định về việc dùng con dấu cũng như cách đóng dấu đối với những văn bản.
Cách đóng dấu đúng quy định
Dưới đây là những quy chuẩn cho từng loại đóng dấu khác nhau:
Cách ký tên và đóng dấu đúng
Dấu chữ ký là một loại dấu được đóng trực tiếp lên chữ ký của cá nhân có thẩm quyền được ký tên và ban hành văn bản. Con dấu như khẳng định vai trò giá trị pháp lý của văn bản do cá nhân có thẩm quyền ban hành. Cách đóng dấu đúng của chữ ký như sau:
- Người thẩm quyền đã ký tên thì thực hiện đóng dấu. Không được đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu chữ ký thì dấu phải được trùm lên 1/3 phía bên trái của chữ ký.
- Dấu phải được đóng rõ ràng, đúng chiều và ngay ngắn. Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Cách đóng dấu chức danh theo quy định
Việc đóng dấu chức danh thường được thực hiện để xác nhận và chứng thực vị trí, chức vụ của người ký trên các tài liệu chính thức. Quy định về cách đóng dấu chức danh có thể khác nhau tùy theo quy định của từng tổ chức, công ty, hoặc cơ quan chính phủ. Tuy nhiên, dưới đây là một số thông tin về cách đóng dấu chức danh:
- Chuẩn bị con dấu: đầu tiên, bạn cần có con dấu chức danh chứa thông tin cụ thể về tên và chức danh của người ký. Đây thường là một con dấu in chữ hoặc in logo của công ty hoặc tổ chức, kèm theo tên và chức danh của người ký.
- Xác định vị trí đóng dấu: Trên tài liệu cần ký, xác định vị trí cụ thể để đóng dấu chức danh. Thông thường, dấu chức danh được đặt ở phía dưới cùng của tài liệu sau khi đã ký tên.
- Chuẩn bị mực hoặc mực dấu: Sử dụng mực dấu phù hợp với loại dấu mà bạn có (mực in hoặc mực cao su). Đảm bảo dấu chức danh được làm sạch trước khi sử dụng để tránh làm bẩn tài liệu.
- Đóng dấu chức danh: Khi tài liệu đã được ký tên, đặt con dấu chức danh ở vị trí đã xác định trước đó. Áp một lực đều để đảm bảo dấu được in rõ ràng và đủ mực.
- Kiểm tra kỹ: Sau khi đóng dấu, hãy kiểm tra kỹ xem dấu đã in rõ ràng và không bị lem, nhòe. Nếu có lỗi, có thể cần phải làm lại trên một tài liệu mới.
- Bảo quản dấu chức danh: Đảm bảo rằng con dấu chức danh được bảo quản cẩn thận để tránh mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.
Một số lưu ý khi đóng dấu
Lưu ý khi đóng dấu trên văn bản, hồ sơ
- Con dấu phải được đóng dấu ngay ngắn và rõ ràng.
- Thông tin in trên con dấu phải rõ ràng
- Dấu được đóng đúng chiều
- Dùng màu mực của dấu phải đúng quy định là màu đỏ
- Đóng đúng quy định những dấu chữ ký, dấu giáp lai, dấu treo.
Lưu ý khi đóng dấu trên văn bản điện tử
Doanh nghiệp, cơ quan hay những tổ chức hiện nay đều có thể dùng chữ ký số và con dấu số hóa để dùng cho những văn bản trên nền tảng số.
Những văn bản này dùng hình ảnh dấu là con dấu chính thức của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan được công nhận pháp lý. Dấu màu đỏ, có kích thước bằng với kích thước thực tế và lưu dưới dạng png nền trong.
Khi gắn hình ảnh của con dấu vào trong văn bản số cần phải đảm bảo chỉ trùm lên ⅓ chữ ký đúng với chuẩn đóng dấu trên văn bản. Bạn cần lưu ý những điểm sau với dấu trên văn bản kèm với văn bản chính thức.
- Nếu có văn bản đi kèm với tệp tin văn bản chính thức thì chỉ gắn chữ ký số lên văn bản chính thức, không cần phải gắn chữ ký lên văn bản kèm theo.
- Nếu văn bản không có tệp tin đi cùng với văn bản chính thức thì phải gắn chữ kỹ số lên văn bản kèm theo (không hiển thị hình ảnh) ở góc bên phải tại trang đầu tiên của văn bản kèm theo.
Việc đóng dấu tưởng là đơn giản nhưng thực tế sẽ có nhiều người mắc sai lầm nếu như không chú ý tới và ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị của văn bản. Bài viết đã chia sẻ cách đóng dấu đúng về đóng dấu treo, đóng dấu chức danh, đấu dấu chữ ký. Mong là bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về việc thực hành đóng đóng công ty.
