Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có các loại dấu quan trọng và dấu treo là một trong số đó. Cách đóng dấu treo trên biên bản và những quy định khi sử dụng. Hãy cùng Khắc dấu 365 tìm hiểu trong bài viết này để có cách dùng đúng mà ai cũng làm được.
Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo là việc sử dụng con dấu của tổ chức, cơ quan đóng lên đầu trang, trùm lên một phần của tên tổ chức, cơ quan hay tiêu đề phụ lục kèm theo văn bản, hợp đồng (bản chính). Thường thì tên cơ quản tổ chức sẽ được viết ở bên góc trái, trên đầu của văn bản, phục lục. Nên khi đóng dấu treo, người thẩm quyền sẽ phải đóng dấu lên phía bên trái, dấu treo sẽ được đóng trùm lên một phần của trên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục đó.
Mục đích của việc đóng dấu treo
Bạn cần phải nắm rõ mục đích cũng như ý nghĩa của việc đóng dấu treo như:
- Trong công ty, doanh nghiệp thì dấu treo được sử dụng để đánh dấu lên những văn bản nội bộ với mục đích thông báo tới toàn thể nhân viên có liên quan.
- Dấu treo được sử dụng để đóng lên góc phía bên trái của liên đỏ để mang lại giá trị, đồng thời giúp xác định thẩm quyền và các thông tin thể hiện trên văn bản đó, tránh bị kẻ xấu giả mạo.
- Khi đóng dấu treo lên văn bản thì đã được xem như là một bộ phận của văn bản chính. Do đó, việc đóng dấu treo cần phải được thực hiện khi ban hành những văn bản có hoạt động nào đó trong những tổ chức, cơ quan hay công ty,… nào đó.
Dấu treo được sử dụng khi nào?
Những trường hợp sau sẽ được sử dụng dấu treo:
- Trường hợp không có sự ủy quyền: người chịu trách nhiệm cho việc ký tên phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình ở trên văn bản đó.
- Trường hợp ban hành những văn bản: được sử dụng trong các trường hợp đóng dấu lên những văn bản pháp luật, được đóng lên những phụ lục theo đúng như quy định của pháp luật.
Cần phải lưu ý sau:
- Dấu treo hoàn toàn không được nhà nước và pháp luật công nhận về tình pháp lý của tài liệu và chỉ có mục đích xác nhận với mọi người tính chất của văn bản và biên bản.
- Nếu trường hợp cơ quan tổ chức xác minh hoặc sửa đổi các điều mới trong nội quy hoặc trong các trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại các thay đổi.
Cách đóng dấu treo trên biên bản
Việc dùng con dấu treo trên biên bản phải đảm bảo tuân theo những nguyên tắc theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Dấu phải đóng ngay ngắn, rõ ràng và đúng chiều. Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo như quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu chỉ trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
- Những văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hay phụ lục thì dấu treo phải được đóng lên dầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tổ chức hay tiêu đề phụ lục.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định sẽ là người thực hiện đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên trên văn bản.
Dựa vào những quy định bên trên thì việc đóng dấu treo phải đảm bảo như sau:
- Đóng lên trên trang đầu tiên
- Trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hay tiêu đề phụ lục
- Thường tên cơ quan tổ chức sẽ được viết ở phía bên trái, trên đầu của mỗi văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo thì người có thẩm quyền sẽ phải đóng dấu lên phía trái.
Phân biệt đóng dấu giáp lai với dấu treo
Dấu treo và dấu giáp lai là hai cách sử dụng con dấu doanh nghiệp để xác nhận tính chính xác và toàn vẹn của văn bản.
Dấu treo thường được đặt ở trang đầu tiên của văn bản, chứa tên tổ chức hoặc tên phụ lục, giúp xác định văn bản chính và ngăn chặn việc sửa đổi trái phép. Đối với văn bản có nhiều phụ lục, dấu treo cũng phục vụ mục đích này và ngăn chặn việc đóng dấu lên chữ ký của người ký văn bản.
Dấu giáp lai được đặt ở vị trí gần giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục. Mỗi dấu giáp lai có thể gắn kèm tối đa 05 tờ văn bản, đảm bảo tính toàn vẹn và ngăn chặn việc thay đổi hoặc làm giả nội dung của từng tờ văn bản.
Đối với văn bản như hóa đơn, thông báo, việc sử dụng dấu treo được ưu tiên để xác nhận tính chính xác và tránh việc sửa đổi không đáng kể. Trong khi đó, ảnh chứng minh nhân dân, bằng cấp và các công văn có ảnh được sử dụng dấu giáp lai để bảo vệ tính chân thực của từng tờ trong tài liệu và ngăn chặn việc làm giả.
Kết luận
Trên đây là những quy định về cách đóng dấu treo trên biên bản mà Khắc dấu 365 đã chia sẻ. Mong rằng khi đọc bài viết này, thì bất kỳ ai cũng có thể đóng được đóng treo đúng.
