Hiện nay ở các cơ quản, tổ chức có thẩm quyền thường yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính. Vậy nguyên tắc đóng dấu sao y bản chính gồm có những gì? Quy định về đóng dấu sao y bản chính như thế nào? Hãy cùng Khắc Dấu 365 tìm hiểu qua nội dung sau đây.
Sao y bản chính là như thế nào?
Theo khoản 2 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực sao y bản chính là việc cơ quan hoặc các tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ theo bản chính để chứng thực bảo sao là đúng nội dung với bản chính. Và tại khoản 10 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP nói về định nghĩa sao y bản chính như bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung từ bản gốc hoặc bản chính văn bản được trình bày dưới dạng thể thức và kỹ thuật quy định.
Vậy nên, sao y bản chính không giống như loại chứng thực chữ ký bởi nội dung, hình thức của bản sao được chứng thực phải đúng với bản gốc. Trong khi chứng thực chữ ký chỉ là chữ kỹ của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản và tài liệu).
Nguyên tắc đóng dấu sao y bản chính
Nguyên tắc đóng dấu sao y bản chính được quy định cụ thể như:
- Trường hợp bản chính mà bạn cần sao chép là giấy tờ từ chính công ty, doanh nghiệp của bạn thì mới có quyền tự đóng dấu sao y bản chính của công ty lên giấy tờ và được sử dụng có giá trị tương đương như bản chính.
- Trường hợp giấy tờ mà bạn sao chép không phải của công ty mà là từ công ty khác hoặc các văn bản từ nhà nước thì việc sử dụng con dấu có dòng chữ sao y bản chính của công ty bạn không có tác dụng. Với trường hợp muốn sao chép giấy tờ thì giấy tờ đó phải được đóng dấu sao y bản chính từ cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các văn bản gốc gồm: Phòng tư pháp của quận huyện, thị xã hoặc nơi công ty bạn có trụ sở hay ủy ban nhân dân xã, phường hoặc thị trấn hay các văn phòng công chứng được phép hành nghề.
Cách đóng dấu sao y bản chính
Đóng dấu sao y bản chính tại doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân
Các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân được phép sử dụng con dấu sao y bản chính đối với trường hợp cần sao y bản chính các văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc của doanh nghiệp, công ty. Không sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền, thì việc sao y bản chính không còn giá trị pháp lý và tài liệu được sao ra không thể sử dụng như bản chính.
Trong văn phòng, cơ quan công chứng nhà nước
Một số cơ quan công chứng nhà nước, văn phòng có thể sử dụng con dấu trong các nguyên tắc đóng dấu sao y bản chính như:
- Sao y bản chính đối với giấy tờ, tài liệu thuộc ngành nghề, lĩnh vực khác nhau được cấp tại Việt Nam và giấy tờ do cá nhân, tổ chức thẩm quyền nước ngoài có liên kết với Việt Nam cấp.
- Chứng thực bản sản từ các hợp đồng chứng nhận, chữ ký, giao dịch,…của tổ chức, doanh nghiệp, các nhân trong nước theo yêu cầu.
Việc sử dụng và đảm bảo đóng dấu sao y bản chính khá phức tạp. Nếu không tuân thủ theo nguyên tắc thì các văn bản, giấy tờ của bản sao sẽ không có hiệu lực. Vậy nên trước khi cần chứng thực, hãy tìm hiểu về quy định pháp luật về đóng dấu sao y bản chính cũng như xem hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu sao y bản chính của công ty đó.
Quy định thẩm quyền sao y bản chính
Theo điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền sao y bản chính như sau:
- Nếu bản chính giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp phép, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa tại lãnh sự theo quy định trước khi yêu cầu bản sao. Ngoại trừ trường hợp Việt Nam được miễn hợp pháp lãnh sự theo điều ước quốc tế.
- Người cần chứng thực chỉ nên xuất trình bản chính thì cơ quản, tổ chức có thẩm quyền tiến hành chụp bản chính để thực hiện quá trình chứng thực, trừ trường hợp cơ quan hoặc tổ chức không có thiết bị chụp.
- Người có trách nhiệm chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu bản sao nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Tuy nhiên, các bản chính không thuộc các giấy tờ, văn bản theo trường hợp quy định tại điều 22 của Nghị định như sau:
- Lời chứng thực bản sao theo bản chính phải ghi đầy đủ dựa theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực và ghi vào giấy chứng thực;
- Với bản sao từ 2 trang giấy trở lên thì ghi chứng thực vào trang cuối cùng, nếu bản sao có 2 tờ trở lên thì cần đóng giáp lai.
- Mỗi bản sao y hoặc nhiều bản sao y theo một văn bản chính giấy tờ, văn bản sẽ ghi một số chứng thực.
Thông tin chi phí chứng thực hiện tại
Mức chi phí được quy định về đóng dấu sao y bản chính tại Điều 4 Thông tư số 226/2016 của Bộ Tài chính như:
| Nội dung thu | Mức thu |
| Chứng thực bản sao từ bản gốc | 2.000 VNĐ/trang. Từ trang thứ ba trở đi thu 1.000VNĐ/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang bản gốc. |
| Giấy chứng thực chữ ký | 10.000VNĐ/trường hợp. Trường hợp ở đây được hiểu là một hay nhiều chữ ký trong cùng văn bản, giấy tờ. |
| Chứng thực về các loại hợp đồng, giao dịch | 50.000VNĐ/hợp đồng, giao dịch |
| Chứng thực việc sửa đổi hoặc bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch trước đó | 30.000VNĐ/hợp đồng, giao dịch. |
| Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã chứng thực trước đó. | 25.000VNĐ/hợp đồng giao dịch. |
Trên đây là nội dung về nguyên tắc đóng dấu sao y bản chính mà Khắc Dấu 365 vừa giới thiệu đến bạn. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như bạn cần đơn vị khắc dấu uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất!
