Trong hoạt động hành chính – pháp lý của cơ quan, doanh nghiệp, việc đóng dấu chữ ký, dấu giáp lai hay dấu treo là thao tác quen thuộc nhưng đòi hỏi sự chính xác cao. Nếu thực hiện sai quy định, văn bản có thể bị đánh giá là không hợp lệ, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý và quá trình xử lý công việc. Dưới đây, Khắc Dấu 365 tổng hợp những lưu ý quan trọng khi đóng dấu trên văn bản giấy và văn bản điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Lưu ý khi đóng dấu đối với văn bản giấy
Với văn bản giấy, việc đóng dấu phải tuân thủ đúng vị trí, thời điểm và hình thức theo quy định pháp luật hiện hành.
Đóng dấu chữ ký
• Chỉ được đóng dấu sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
• Con dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng cần rõ nét, ngay ngắn, không bị nhòe hoặc lệch hướng.
Việc đóng dấu chữ ký sai vị trí hoặc đóng dấu khi chưa có chữ ký đều có thể khiến văn bản mất giá trị pháp lý.
Đóng dấu treo
• Dấu treo thường áp dụng cho phụ lục, văn bản kèm theo văn bản chính.
• Con dấu được đóng tại trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Dấu treo mang tính xác nhận nội dung, không thay thế dấu pháp nhân trên văn bản chính.
Đóng dấu giáp lai
• Dấu giáp lai được đóng tại mép phải văn bản, trùm lên một phần các trang giấy.
• Mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa 05 trang văn bản giấy.
• Áp dụng cho các tài liệu nhiều trang nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo.
Lưu ý đối với văn bản điện tử
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
Một số điểm cần lưu ý:
• Hình ảnh dấu và chữ ký số phải có màu đỏ, đúng kích thước thực tế, định dạng nền trong suốt.
• Dấu của cơ quan, tổ chức phải trùm khoảng 1/3 chữ ký số của người ký về bên trái.
• Với văn bản điện tử kèm phụ lục:
– Nếu cùng tệp tin: chỉ cần ký số văn bản chính
– Nếu khác tệp tin: phải ký số cả văn bản kèm theo
• Vị trí chữ ký số của cơ quan thường nằm ở góc trên bên phải trang đầu của văn bản kèm theo.
Việc đóng dấu đúng quy định không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu bạn đang cần khắc dấu chữ ký, dấu giáp lai, dấu treo, dấu công ty đúng chuẩn để sử dụng trong công việc, Khắc Dấu 365 luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chính xác.
CÔNG TY TNHH KHẮC DẤU LẤY NHANH 365
Nhận Làm Dấu Lấy Ngay Tại TPHCM – Hà Nội
Hotline: 0909.228.041
Website: khacdau365.com
