Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc đóng dấu đúng cách không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho văn bản mà còn thể hiện sự chỉn chu trong tác phong hành chính. Tùy vào loại văn bản và mục đích sử dụng, mỗi loại dấu lại có cách đóng riêng theo quy định. Cùng tìm hiểu cách đóng dấu chữ ký, dấu treo, dấu giáp lai đúng chuẩn để đảm bảo văn bản hợp lệ và chuyên nghiệp.
Hướng dẫn cách đóng dấu đúng chuẩn
Cách đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là loại dấu phổ biến, thường được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp của văn bản do người có thẩm quyền ban hành. Cách đóng đúng chuẩn bao gồm:
– Đóng dấu sau khi đã ký tay: Tuyệt đối không đóng dấu trước khi ký, vì dấu chỉ có giá trị khi đi kèm chữ ký gốc.
– Vị trí đóng dấu: Phải trùm lên khoảng 1/3 phía bên trái của chữ ký.
– Yêu cầu kỹ thuật: Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ nét, đúng chiều và sử dụng mực đỏ theo quy định hành chính.
Việc đóng dấu đúng kỹ thuật giúp văn bản không bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa, đồng thời đảm bảo tính xác thực.
Cách đóng dấu treo
Dấu treo thường xuất hiện trên văn bản có kèm theo tài liệu đính kèm như phụ lục, bảng biểu, tài liệu nội bộ… Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu treo được sử dụng với mục đích xác nhận giá trị pháp lý của các phần tài liệu đi kèm.
Cách đóng dấu treo đúng chuẩn:
– Dấu treo được đóng ở góc trên bên trái của trang đầu tiên.
– Dấu phải đè lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
– Mực dấu cũng phải sử dụng màu đỏ, rõ ràng, không mờ nhòe.
Dấu treo khẳng định phần văn bản được đóng dấu là một phần không thể tách rời của văn bản chính, từ đó đảm bảo tính liên kết và hợp lệ.
Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai thường được sử dụng cho các văn bản, tài liệu, hợp đồng nhiều trang. Mục đích của loại dấu này là để xác thực sự thống nhất, liền mạch giữa các trang, tránh tình trạng thêm, bớt, sửa đổi nội dung.
Hướng dẫn đóng dấu giáp lai chuẩn xác:
– Dấu được đóng vào mép phải của tập văn bản, sao cho một phần dấu trùm lên các trang giấy liền kề.
– Mỗi dấu giáp lai chỉ áp dụng tối đa 5 tờ giấy in 1 mặt, hoặc từ 6–9 tờ nếu in hai mặt (tùy theo quy định nội bộ).
– Dấu phải được đóng thẳng hàng, sắc nét, không bị lệch hoặc nhòe.
Một số văn bản thường yêu cầu đóng dấu giáp lai:
– Hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng dịch vụ dài nhiều trang
– Các loại quyết định, biên bản thanh tra, thông báo kết luận
– Hồ sơ thầu, tài liệu báo cáo tài chính, tài liệu pháp lý
Việc đóng dấu đúng chuẩn là thao tác quan trọng không thể xem nhẹ trong hoạt động hành chính – văn phòng. Mỗi loại dấu từ chữ ký, treo đến giáp lai đều có ý nghĩa và quy định riêng cần tuân thủ. Nắm rõ quy tắc đóng dấu chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý văn bản, đồng thời đảm bảo hồ sơ luôn đầy đủ tính pháp lý và chuyên nghiệp.
CÔNG TY TNHH KHẮC DẤU LẤY NHANH 365
Nhận Làm Dấu Lấy Ngay Tại TPHCM – Hà Nội
Hotline: 0909.228.041
Website: khacdau365.com
