Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý hồ sơ, việc thể hiện rõ ngày – tháng – năm trên sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu là yêu cầu gần như bắt buộc. Thay vì ghi tay thủ công, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn con dấu ngày tháng năm như một giải pháp nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Vậy con dấu ngày tháng năm là gì, có những loại nào và sử dụng sao cho đúng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ.
Con dấu ngày tháng năm là gì?
Con dấu ngày tháng năm là loại con dấu chuyên dùng để in thông tin ngày, tháng, năm lên bề mặt giấy, bao bì, thùng carton, nhãn sản phẩm hoặc tài liệu hành chính. Phần ngày tháng năm trên con dấu có thể điều chỉnh linh hoạt bằng cách xoay số hoặc cơ chế tự động, cho phép người dùng thay đổi nội dung theo từng ngày sử dụng.
Loại con dấu này thường được gọi với nhiều tên khác nhau như: dấu date, dấu đóng ngày sản xuất, dấu hạn sử dụng, con dấu ngày kiểm tra. Tùy theo mục đích, con dấu có thể chỉ hiển thị ngày tháng năm hoặc kết hợp thêm nội dung chữ như NSX – HSD, Đã kiểm tra, Đã nhận hàng.
Vai trò và ứng dụng của dấu ngày tháng năm
Con dấu ngày tháng năm được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau:
• Trong sản xuất thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm: đóng ngày sản xuất, hạn sử dụng lên bao bì sản phẩm.
• Trong kho vận và logistics: ghi ngày nhập kho, xuất kho, kiểm tra hàng hóa.
• Trong văn phòng, hành chính: đóng ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày ban hành văn bản.
• Trong sản xuất công nghiệp: đánh dấu ngày kiểm tra chất lượng, ngày hoàn thiện sản phẩm.
Việc sử dụng con dấu giúp thông tin ngày tháng đồng nhất, rõ ràng và hạn chế sai sót so với ghi tay thủ công.
Phân loại dấu ngày tháng năm phổ biến hiện nay
Dựa theo cấu tạo và cách sử dụng, con dấu ngày tháng năm được chia thành một số loại chính sau:
Dấu ngày tháng năm xoay tay
Đây là loại phổ biến nhất, sử dụng các vòng số xoay để điều chỉnh ngày, tháng, năm. Người dùng cần xoay từng dải số trước khi đóng dấu.
Ưu điểm của loại này là giá thành hợp lý, dễ sử dụng, phù hợp với nhu cầu đóng dấu số lượng vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nếu phải đóng nhiều lần trong ngày thì việc chỉnh tay có thể mất thời gian.
Dấu ngày tháng năm liền mực
Con dấu liền mực có hộp mực tích hợp sẵn bên trong thân dấu, chỉ cần ấn xuống là mực tự in ra. Ngày tháng năm vẫn được chỉnh bằng tay nhưng thao tác nhanh và sạch hơn.
Loại này phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng thường xuyên, yêu cầu tốc độ và độ nét cao, không cần chấm mực rời.
Dấu ngày tháng năm tự động
Một số mẫu con dấu cao cấp có cơ chế tự động nhảy ngày sau mỗi lần sử dụng hoặc theo chu kỳ nhất định. Loại này thường dùng trong dây chuyền sản xuất hoặc môi trường cần đóng dấu liên tục với tần suất cao.
Dấu ngày tháng năm kết hợp nội dung
Ngoài phần ngày tháng năm, con dấu có thể được khắc thêm nội dung như: NSX – HSD, Đã kiểm tra, tên bộ phận, tên doanh nghiệp. Loại này giúp tối ưu thông tin hiển thị, đặc biệt phù hợp cho sản phẩm lưu thông trên thị trường.
Cách sử dụng con dấu ngày tháng năm đúng kỹ thuật
Để con dấu ngày tháng năm hoạt động ổn định, cho ra dấu in rõ nét và hạn chế sai sót thông tin, người sử dụng cần tuân thủ đúng quy trình và kỹ thuật trong quá trình thao tác. Dưới đây là các bước sử dụng dấu ngày tháng năm đúng cách và hiệu quả.
Chọn định dạng ngày phù hợp
Trước khi tiến hành đóng dấu, cần xác định rõ định dạng ngày tháng năm phù hợp với mục đích sử dụng và quy định của từng đơn vị. Một số định dạng phổ biến hiện nay gồm:
• Dạng số đầy đủ: ngày – tháng – năm (dd – mm – yyyy), thường dùng trong văn phòng, kho vận và hồ sơ hành chính.
• Dạng chữ kết hợp số: ví dụ 20 – MAR – 2025, thường áp dụng trong sản xuất, xuất khẩu hoặc các đơn vị có yêu cầu trình bày đặc thù.
• Định dạng riêng theo quy định nội bộ, tiêu chuẩn ngành hoặc yêu cầu trên bao bì, nhãn mác sản phẩm.
Việc thống nhất định dạng giúp thông tin thời gian dễ đọc, dễ kiểm soát và tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Điều chỉnh ngày tháng năm
Sau khi xác định định dạng, người dùng cần điều chỉnh con dấu đúng với ngày cần đóng:
• Với dấu ngày tháng năm xoay tay, sử dụng các vòng xoay để chỉnh từng phần ngày, tháng và năm cho đúng vị trí trước khi đóng dấu.
• Với con dấu liền mực, cần thiết lập ngày tháng năm chính xác trước khi ấn dấu, đảm bảo bộ số đã được cố định.
• Với con dấu tự động nhảy số, chỉ cần cài đặt ban đầu, con dấu sẽ tự động chuyển ngày theo chu kỳ sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế thao tác lặp lại.
Việc kiểm tra lại ngày tháng trước mỗi lần sử dụng là bước quan trọng, đặc biệt trong môi trường sản xuất và kho vận.
Chấm mực và đóng dấu đúng kỹ thuật
Kỹ thuật đóng dấu ảnh hưởng trực tiếp đến độ rõ nét của thông tin in ra:
• Đối với con dấu sử dụng khay mực rời, cần chấm mực đều tay, tránh chấm quá nhiều gây lem mực hoặc quá ít khiến dấu mờ.
• Với con dấu liền mực, chỉ cần đặt con dấu vuông góc với bề mặt và ấn dứt khoát, lực tay vừa đủ để mực in ra rõ nét.
Khi đóng dấu, cần lựa chọn vị trí phù hợp, đảm bảo ngày tháng năm hiển thị rõ ràng, không che khuất nội dung quan trọng trên văn bản, bao bì hoặc sản phẩm.
Bảo quản con dấu sau sử dụng
Sau khi sử dụng, con dấu ngày tháng năm cần được bảo quản đúng cách để kéo dài tuổi thọ:
• Đặt con dấu ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ cao làm khô mực hoặc biến dạng bộ số xoay.
• Đậy nắp hoặc cất con dấu vào hộp đựng sau khi dùng, hạn chế bụi bẩn và tình trạng mực bay hơi.
• Kiểm tra và bổ sung mực định kỳ để đảm bảo dấu in luôn rõ nét và đồng đều.
Thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp con dấu ngày tháng năm hoạt động ổn định, bền bỉ và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng lâu dài trong công việc.
Tạm kết
Con dấu ngày tháng năm là công cụ không thể thiếu trong nhiều ngành nghề hiện nay, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian, truy xuất thông tin và nâng cao tính chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đúng loại con dấu và sử dụng đúng cách sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.
Nếu bạn đang cần khắc con dấu ngày tháng năm rõ nét, bền đẹp, đúng nhu cầu sử dụng, Khắc Dấu 365 sẵn sàng tư vấn và gia công nhanh chóng theo yêu cầu thực tế của bạn.
CÔNG TY TNHH KHẮC DẤU LẤY NHANH 365
Nhận Làm Dấu Lấy Ngay Tại TPHCM – Hà Nội
Hotline: 0909.228.041
Website: khacdau365.com
