Con dấu công ty là một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện tư cách pháp nhân và tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng. Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, có những trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi con dấu để đảm bảo tính pháp lý và đồng bộ thông tin.
Các trường hợp bắt buộc thay đổi con dấu công ty
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải thay đổi con dấu trong các trường hợp sau:
-
Thay đổi tên công ty:
Khi doanh nghiệp đổi tên, thông tin trên con dấu không còn chính xác nên phải khắc lại mẫu con dấu mới. -
Thay đổi loại hình doanh nghiệp:
Ví dụ chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần hoặc ngược lại, doanh nghiệp cần thay con dấu để phản ánh đúng loại hình mới. -
Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp:
Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi hoặc hợp nhất mã số thuế, con dấu phải được khắc lại để đảm bảo tính thống nhất và hợp pháp. -
Thay đổi hình thức, nội dung hoặc số lượng con dấu:
Theo điểm b khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, khi doanh nghiệp muốn thay đổi kiểu dáng, kích thước, màu mực hoặc số lượng con dấu, đều phải thông báo và thực hiện thủ tục thay đổi. -
Mất con dấu hoặc con dấu bị hỏng:
Trường hợp con dấu bị mất, mờ, hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần làm lại con dấu mới để tránh rủi ro pháp lý.
Lưu ý
Nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ trụ sở công ty, khi thay đổi địa chỉ này doanh nghiệp cũng phải thay đổi con dấu. Tuy nhiên, nếu mẫu con dấu không chứa thông tin địa chỉ, việc đổi trụ sở không bắt buộc thay con dấu.
Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp
Khi thuộc một trong các trường hợp trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi mẫu con dấu bao gồm:
-
Thông báo thay đổi mẫu dấu (theo Phụ lục II-9, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
-
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
-
Bản sao chứng minh nhân dân hoặc CCCD của người nộp hồ sơ.
Nơi nộp hồ sơ:
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lệ phí:
Thủ tục thay đổi mẫu con dấu không mất phí.
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể khắc dấu mới và sử dụng hợp pháp ngay sau khi nhận thông báo hợp lệ.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi con dấu công ty
Tùy theo thời điểm thành lập doanh nghiệp, thủ tục và quy trình trả hoặc tiêu hủy con dấu cũ sẽ có sự khác biệt:
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015
Theo quy định cũ, con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu được công an cấp và quản lý. Vì vậy, khi thay đổi con dấu, doanh nghiệp cần trả lại con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi đã cấp.
Hồ sơ trả lại con dấu bao gồm:
-
Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
-
Bản gốc Giấy chứng nhận mẫu dấu
-
Công văn đề nghị trả con dấu
-
Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật)
-
CMND/CCCD của người nộp hồ sơ
-
Con dấu cũ
Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy biên nhận đã trả con dấu từ cơ quan công an.
Trường hợp bị mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu:
Doanh nghiệp vẫn tiến hành thông báo mẫu dấu mới theo thủ tục thông thường, đồng thời phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan công an nơi đã cấp giấy chứng nhận mẫu dấu về việc mất.
Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015
Từ thời điểm này, con dấu do doanh nghiệp tự chủ quản lý và sử dụng, không cần cơ quan công an cấp phép. Do đó, khi thay mẫu dấu, doanh nghiệp có thể tự quyết định giữ lại hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.
Một số lưu ý giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi khắc dấu mới
-
Nên chọn đơn vị khắc dấu uy tín, có kinh nghiệm và máy khắc laser hiện đại để đảm bảo con dấu sắc nét, bền đẹp.
-
Trước khi khắc dấu, nên duyệt mẫu con dấu để tránh sai sót nội dung.
-
Kiểm tra kỹ các thông tin như tên công ty, mã số doanh nghiệp, hình dáng, màu mực… trước khi nộp thông báo mẫu dấu mới.
-
Sau khi nhận con dấu, niêm phong và bảo quản cẩn thận để tránh thất lạc hoặc hư hỏng.
Kết luận
Việc thay đổi con dấu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch thông tin trong hoạt động kinh doanh. Mỗi khi có thay đổi về tên, loại hình, mã số thuế hoặc mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục theo đúng quy định để tránh vi phạm hành chính.
Nếu bạn đang cần tư vấn thủ tục thay đổi con dấu công ty nhanh chóng – khắc dấu lấy liền, chuẩn quy định, hãy liên hệ Khắc Dấu 365 để được hỗ trợ tận nơi.
CÔNG TY TNHH KHẮC DẤU LẤY NHANH 365
Nhận Làm Dấu Lấy Ngay Tại TPHCM – Hà Nội
Hotline: 0909.228.041
Website: khacdau365.com
